מוסדות חינוך מחויבים לתת דיווחים פיננסיים באמצעות בקרה של רואי חשבון לצורך מאזנים/דו"חות כספיים שנתיים, לצורך ביקורת פנים, כמענה להנחיות/דרישות משרד החינוך (לנושאים שונים), רשות החינוך המקומית, וועד ההורים של התלמידים. כמו כן לעתים (תלוי באופי המוסד אם הוא בעלות פרטית - עמותה/חברה לתועלת הציבור או חלק מאגף החינוך של רשות עירונית) למס הכנסה, לביטוח לאומי, לחשב הכללי, לקרנות, לתורמים, למועצת המנהלים, לוועדת הכספים, להנהלה הציבורית של המתנ"ס ועוד.
הדו"חות נדרשים ומוכנים לאורך כל השנה . חלק ממוסדות החינוך ערוכים בכח אדם פנימי וחיצוני מקצועי לתת מענה ראוי לכל דרישות וציפיות הבקרות למיניהן ואילו חלק ממוסדות החינוך מתמודדות בקושי רב עם נטל הדרישות תוך כדי לחץ העבודה השוטפת.
ביקורת היא חלק בלתי נפרד מהתנהלות תקינה ומהנדרש על פי החוק. יש להתייחס אליה בכבוד הראוי ולבצעה כהלכה. אין לבצע את הדו"חות בפזיזות אלא ביסודיות.
מעבר לדו"חות הנמסרים על פי דרישה, מומלץ בנוסף למסור דיווחים פיננסיים שוטפים יזומים למען הבריאות הכלכלית והשקיפות.
מערכת כספית - מנהלית של מוסד חינוכי המסגלת לעצמה שיטות דיווח קבועות מהנהלת החשבונות, ממנהל הכספים/חשב/גזבר, מהמנהלן/מנהל אדמיניסטרטיבי בונה אמון מול מעגלי התמיכה הציבוריים, אשר בעקבות שקיפות הנתונים, מעורבים יותר, מבינים יותר ובסופו של דבר, מסייעים יותר.
הדיווחים היזומים על ידי המוסד החינוכי, שאינם רק כתגובה לדרישות חיצוניות ופנים ארגוניות, יוצרים סיסטמת עבודה המקנה כלים ניהוליים המובילים למיקסום המשאבים ולהתייעלות באופנים הבאים:
- מיפוי תמידי ומיומן של המצב הכלכלי - מנהלי נותן תשקיף של נתוני ביצוע מול תקצוב, המונע גירעונות על ידי מוטת שליטה בזמן אמת לרבות יישום צמצומים (אם נדרשים) .
- הערכות ריאלית להוצאות בלתי נצפות מראש (ב.נ.מ.).
- פרזנטציה מקצועית מול ועדי ההורים, קרנות, ועדות תמיכה ממשלתיות. ככל שהאנליזות הכלכליות והדו"חות מפורטים , מדויקים ומבוקרים, כך גם מקבלי ההחלטות בקרב הגורמים הבאים באינטראקציה עם המוסד החינוכי יהיו נכונים יותר לגלות רצון לסייע תקציבית.
להלן מקבץ דוגמאות לדו"חות יזומים על ידי המוסד החינוכי לצורך השקיפות ו/או לצורך של כלי ניהול פיננסיים:
- דו"חות ביצוע תקופתיים ברמת שכבה (בחלק מהכיתות ברמה כיתתית) בהשוואה להכנסות מדמי שירותים הנגבים מתשלומי הורים כגון:
עבור טיולים, סל תרבות, מסיבות, השאלת ספרי לימוד, תוכנית לימודים נוספת (תל"ן). - ניתוח מניעת ההכנסה עקב מתן הנחות/מלגות בתשלומי הורים. הכנת טבלת ההנחות שניתנו לפי אחוזי ההנחה. השוואת גובה ההכנסה שנמנעה לעומת מקורות ההכנסה למלגות ממשרד החינוך ומתרומות.
- ניתוח אחוזי גביה מהורים המשלמים באופן מלא, המשלמים באופן חלקי (עקב מלגה) , אחוז סרבני התשלום וכו'.
- צפי תזרים מזומנים ל - 3-6 חודשים. ניתוח כל סוגי ההכנסות וכל סוגי ההוצאות (מעל סכום מסוים) ותחזית מועד קבלתם ומועד הוצאתם . התזרים יוכן בהפרשי מועדים של שבועיים, כלומר 2 נקודות זמן בחודש.
- הכנת תקציב המשקף את מדיניות המוסד החינוכי. התקציב יכיל נתונים מפורטים עד רמה של תת יחידה, במחלקה, אשר באגף במוסד.
- דו"חות ביצוע תקציב למול תקציב מתוכנן בתדירות חודשית. דו"ח מפורט עם קישורים (לאחר תכנות )בין סעיפים תקציביים בהנהלת חשבונות לדו"חות ביצוע התקציב.
- דו"ח מספר שעות לכל כיתה וכיתה הנלמדות בפועל (שעות אורך ושעות רוחב- בקבוצות) לעומת מקורות השעות ממשרד החינוך, מהורים- תוכנית לימודים נוספת (תל"ן), קרן קרב וכו'.
- ניתוח תקני "רמת שירות" (יועצות, ספרניות, רכז חינוך חברתי,רופא, אחות, סיוע טכני, שעות הנלמדות במעבדה וכו') לעומת תקצוב משרד החינוך.
- ניתוח שעות הניהול- תקצוב משרד החינוך מול ביצוע.
- ניתוח כלכלי של מגמות – הוצאות מול הכנסות.
- דו"חות ביצוע של פעילויות שיימסר לקרנות בנושאים שנתמכו על ידן. הדו"חות יהיו מילוליים וחישוביים ברמה רבעונית.
- דו"ח עלות שכר לפי תחומים : מנהלים, עובדי הוראה, עובדי מנהל, אחרים.
- ניתוח שיעור הנהלה וכלליות על פני שנים.
לסיכום:
שקיפות ע"י הפקת דו"חות יזומים, תוך כדי דיאלוג מתמיד עם גורמי תמיכה ו"לקוחות" המוסד, יצור תהליכים בוני אמון שיובילו למעורבות פוזיטיבית ולהגדלת המשאבים.
כמו כן, במקביל, הנתונים המבוקרים והמפורטים יקנו כלי ניהול לתכנון, הערכה ותפקוד יעיל ותקין, אשר יאפשרו באופן אופטימאלי את התשתית ליישום החזון החינוכי המוסדי.