מוסדות חינוך רבים חוזרים על טעויות שעשו מוסדות חינוך אחרים, אשר כבר למדו לקח מניסיונם, אך לא הפיצו את מסקנותיהם למניעת המשגים בקרב מוסדות חינוך עמיתים.
להלן מקבץ טעויות כלכליות שכיחות שיש להימנע מהן:
- אל תתעלמו מהאינפורמציה הזמינה
חוזרי מנכ"ל משרד החינוך, פרסומי המינהל לכלכלה ותקציבים, מכתבים שנשלחים ממשרד החינוך לבעלויות מעת לעת, כל אלה מכילים מידע רלוונטי שעשוי להביא להגדלת משאבי המוסד על ידי התאמת השירותים החינוכיים לתנאי הסף ולזכאויות לתקצוב.
- אל תעסיקו ממונה על כלכלה ותקציבים שאינו איש מקצוע בהשכלתו וניסיונו
רצוי שהממונה יהיה בכיר בדרגת סגן אשר שותף לתהליך קבלת ההחלטות ואשר משפיע במקצועיותו על הנושאים התקציביים.
- אל תתייחסו לוועד ההורים כאל גורם מתערב ומפריע
גישה סובלנית ומשתפת כלפי ועד ההורים ומעורבותו תהפוך את הועד לגורם שותף המסייע להתפתחות המוסד ותחסוך עימותים שעלולים לצמק את דמי השירותים על פני שנים.
- אין להגדיל את דמי השירותים ללא תוספת שירותים
מוסד חינוכי המבקש את אישור ועד ההורים להשתתפות ריאלית יותר בהוצאות בית הספר (תחת מגבלת גובה דמי השירותים המאושרים על ידי ועדת החינוך של הכנסת ומשרד החינוך) חייב במקביל להוסיף שירותים או להרחיב שירותים קיימים כך שבדו"חות שימסרו להורים, ההוצאות בגין כל סעיף וסעיף תהיינה לפחות כגובה ההכנסות בפועל (לאחר מתן הנחות / מלגות לחלק ממשפחות התלמידים, כמובן שהתחשיבים הכלכליים גם צריכים לקחת בחשבון מניעת/מזעור גירעונות), כי אחרת תיווצר תרעומת ומחאה בקרב חלק מההורים וביקורת מצד המבקרים מטעם משרד החינוך.
- אין להגדיל את שיעור הנהלה וכלליות
יש לצמצם את שיעור הנהלה וכלליות שיש לו "נטייה טבעית" לגדול ומעמיס על התקציב ומהווה בעיה של מינהל תקין.
כמו כן, החשב הכללי במשרד האוצר קבע מגבלות לשיעור הנהלה וכלליות מהמחזור. - אין להגדיל את שיעור התלות בתרומות
שיעור הולך וגדל בתרומות מגדיל את התלות בתורמים אשר יש לפנות אליהם כל פעם מחדש כי תרומתם לפעילות השוטפת היא נקודתית ולשנה בלבד. משבר כלכלי עולמי עלול להפסיק ו/או להקטין את התרומות, עובדה שעלולה לגרור פיטורים, כי מקורות התעסוקה של חלק מהצוות מושתתים על בסיס רעוע של תלות יתר בתורמים ולא מקורות בטוחים מקומיים.
- אין להתקשר עם ספקים ללא מכרז ובדיקת מספר הצעות מחיר
מוסדות חינוך מתקשרים עם ספקים רבים. יש להקפיד על נהלים של קבלת הצעות מחיר וביצוע מכרזים על פי השירותים הנדרשים והמנוסחים מראש. יש לבחון מעבר להיבטים הכספיים גם את מקצועיותם ואמינותם של נותני השירותים. הקפדה על הנהלים תחסוך עלויות רבות ותביא למינהל תקין.
- אין להתבסס על מקור הכנסה מרכזי אחד
יש לפתח מגוון מקורות הכנסה (משרד החינוך, משרדי ממשלה נוספים לפי פרויקטים, רשות עירונית , דמי שירותים - ממשתתפים , פיתוח עסקי, חסויות, שוחרי המוסד, בוגרים תרומות,קרנות ואין להתבסס ולהתמקד בגורמים מתקצבים מועטים, העלולים לגרור גירעונות קריטיים למוסד החינוכי בעת צמצום תקצובם.
- אין לסגור את שערי המוסד החינוכי בתום יום הלימודים הפורמאלי
אין להשתמש במתקני המוסד החינוכי רק לשעות הבוקר, אלא לפתוח את שערי המוסד לפעילות קהילתית ענפה אחר הצהריים ועד שעות הערב המאוחרות, שתניב תוצרים כלכליים - חברתיים.
- אין למזער את שקיפות הנתונים ואת כמות הדו"חות הכספיים
מוסד חינוכי שנמנע מלשקף כנדרש בצורה מפורטת ושקופה את הנתונים הפיננסיים באמצעות דו"חות אל מול הגורמים המתקצבים (משרד החינוך, רשות עירונית , ועד ההורים, קרנות, תורמים וכדומה) ימצא בסופו של דבר במגננה עקב צמצום באמון שיינתן לו וכתוצאה מכך יפגע בצמצום המשאבים.
- אין לרכז סמכויות יתר בידי מנהלים
מנהלים המרכזים לידם סמכויות יתר ושאינם מאצילים ומבזרים סמכויות עלולים למצוא דרג מקצועי רחב מתוסכל שאינו מועצם ובעצם מתנהל בחוסר מימוש הפוטנציאל המקצועי שלו לתועלת המוסד החינוכי. כמו כן תהליך קבלת החלטות שאינו מתקיים בועדות מקצועיות רחבות תחת בקרות עלול לגרור תהליכים שאינם תקינים.
מוסף הכלכלה של מקור ראשון 20.8.2010 ניהול מוסדות חינוך