דרכים לאיזון התקציב במוסדות החינוך

תקציב מוסדות החינוך חייב להיות מאוזן. סך כל ההוצאות יושווה לסך כל ההכנסות של המוסד החינוכי. על מנהל בית הספר/מנכ"ל המוסד החינוכי לפעול ולהביא לידי ביצוע של המדיניות ותכנית העבודה שנקבעה עפ"י מסגרת התקציב השנתי שאושר. אסור להוציא הוצאות חריגות מעבר למאושר.
ובכן, כיצד פועלים כדי להיות מאוזנים ללא חריגות ?

1. תכנון
   • תכנון התקציב לשנה החדשה יחל לפחות 6 חודשים מראש. יש לדאוג לסנכרון הנתונים הפיננסיים בין שנת הלימודים (ספטמבר עד אוגוסט) לבין שנת התקציב ינואר עד דצמבר. מוצע למשל שתקציב 2014 יתבסס על 2/3 תקציב שנה"ל תשע"ד (1/2014-8/2014) ו - 1/3 תקציב משוערך לשנה"ל תשע"ה (9-12/2014).
   • מניסיוני ככל שהתקציב יהא מתוכנן בתהליך אינדוקטיבי שייתן משקל נכבד לצרכי השטח וישליך על מקבלי ההחלטות וכלל התקציב המוסדי, כך ייטב מכיוון שהמחויבות של גורמי השטח (עובדי המנהל, בעלי התפקידים, רכזי השכבות, רכזי המקצועות, רכזי הטיולים והשל"ח, רכז התרבות וכדומה) יגבר כלפי מסגרת תקצוב פעולותיהם, שנקבע בתהליך לו היו שותפים מתוך אחריות ולא במיקוח.
   • כחלק מהעצמה ביזורית , הניסיון מלמד כי מומלץ שהתקציב המוסדי יהיה מפורט ורחב בנתונים אשר יציגו  את תקציבי יחידות המשנה וגם את תתי יחידותיהן, כך שיהיה שיקוף מלא להוצאות המאושרות וכן לצפי ההכנסות, כך גם תמנע העברה מסעיף לסעיף. אותה שקיפות תהווה מסגרת עבודה כלפי יחידות השטח, אשר המחויבות התקציבית כלפיהן ומתן "אוטונומיה" תפקודית תגרור מחויבות הדדית חוזרת מיחידות השטח להנהלת המוסד ומכאן לתפקוד סינרגטי, כלומר "ראש גדול" ואחריות בכלל המערכת.
2. התייעלות

   מערכות בכלל ומערכות חינוך בפרט יכולות להתייעל באמצעות מכרזים ובקרות אינטנסיביות על מרכיבי ההוצאות. כמו כן חשיבה אסטרטגית לטווח של מספר שנים עשויה להקטין את מצבת כח האדם ואת הוצאות ההנהלה והכלליות.
   לדוגמא: בית ספר/מדרשה/מרכז חינוך יכול לצמצם חלק מהוצאותיו ע"י חבירה למוסדות חינוך נוספים (לעיתים ממספר רשויות) ומינוף ערך ה"יתרון לגודל" מול הספקים, נותני השירותים.
   בנוגע לכוח אדם, לעיתים ניתן לצמצם תקן מנהלי ע"י מתן תוספת שעות למשרתו של עובד מנוסה אחר, וותיק בעל יכולות אדמיניסטרטיביות. תוספת העלות קטנה באופן יחסי לעומת התקן שצומצם ולעיתים השינוי מחולל תמורות לטובה ע"י היערכות והסתגלות מערכתית כוללת.

3. שקיפות ובקרה תקציבית

   מערכת כספית - מנהלית של מוסד חינוכי המסגלת לעצמה שיטות דיווח קבועות יזומות יוצרת בקרב לקוחותיה ותומכיה הפיננסיים אמון המוביל למעורבות, הבנה וסיוע נוסף הממקסם את ההכנסות. תוצר נוסף: מיפוי תמידי ומיומן של המצב הכלכלי נותן תשקיף של נתוני ביצוע מול תקצוב. הנתונים המבוקרים המפורטים מקנים אמצעים להערכה ובקרה ולתפקוד תקין ויעיל.

   הבקרה התקציבית מאפשרת להיות עם האצבע על הדופק. בית ספר שיכין דו"חות ביצוע תקציב לעומת תכנון על בסיס קבוע חודשי הכולל קישורים (לאחר תכנות) בין הסעיפים התקציביים בהנהלת החשבונות לדו"חות ביצוע התקציב, יועשר בכלי ניהול אפקטיביים שיסייעו בבקרה ומניעת גירעונות. דו"חות הביצוע יכללו בין השאר את  סעיפי הגבייה מההורים, לפי שכבה, כגון עבור טיולים, סל תרבות, מסיבות, תוכנית לימודים נוספת (תל"ן) וכדומה. כמו כן יערכו אנליזות לדוגמא של מימוש תקני שעות לעומת התקן המתוקצב ממשרד החינוך, ניתוח התקנים המנהליים, ניתוח כלכלי של מגמות ומסלולים עם אכלוס קטן של תלמידים. כאמור הבקרות יאפשרו מענה מקצועי "און ליין" שימנע חריגות פיננסיות.

4. גיוון מקורות ההכנסה

   עושר של מקורות הכנסה מקנה יציבות. מוסד חינוכי שלו הכנסות ממגוון מקורות כגון: ממספר רחב של משרדי ממשלה, מהרשות העירונית, מתלמידים/סטודנטים, ממיזמים עסקיים מניבי הכנסה, מתורמים, מקרנות, משוחרים ועוד, יהיה כשיר להגדיל את ההכנסות מעבר להכנסות הצפויות הסטנדרטיות שתוכננו בתקציב ובעצם לתת מענה להתייקרויות ולצרכים מתהווים במהלך שנת התקציב, העלולים להגדיל את הגירעון בתקציב.
   לצורך מקסימיזציה של ההכנסות מקבץ המלצות:

   • לערוך בירור יסודי של תקצוב ממשלתי, בעיקר של משרד החינוך, לסדר יום החינוכי - פדגוגי של המוסד. ידיעה של הקריטריונים ותנאי הסף עשויה לגרום לתקצוב בסעיפים כגון: אינטגרציה, תגבור לימודי יהדות, מניעת נשירה, תכניות ניסוייות, חינוך לדמוקרטיה, שיפור חזות מבני חינוך, הוראת שפות, קליטת עלייה והרשימה ארוכה מאוד. יש ללמוד אותה היטב.
   • הגשת בקשה לוועדת תמיכה ממשלתית ולעיזבונות המדינה.
   • רצוי לערוך בדיקת היתכנות ולאחריה תכנית עסקית למיזם שעשוי להניב ולהשיא הכנסות עודפות לתועלת המרכז החינוכי.
   • לפנות בבקשות לקרנות בארץ ובחו"ל העוסקות בתחומי העשייה החינוכית/פדגוגית של המוסד החינוכי.
   • להקים מאגר שוחרים מקרב בוגרי המוסד החינוכי, הקהילה הסמוכה, משפחות התלמידים.
5. אישור ההוצאות בהתאמה לתקציב ולמקורות.

   חלק נכבד מהוצאות התקציב הינו הוצאות כפונקציה של קבלת מקורות הכנסה תואמים ממשרד החינוך, מרשות החינוך העירונית, מדמי שירותים מההורים, ומקרנות. לא כל הכנסה מתוכננת אכן ממומשת במלואה בפועל, עקב אילוצים שונים.
   יש להימנע מחריגה בהוצאות התקציב מעבר להכנסה התואמת.
   למשל מוסד חינוכי המוציא טיול בית ספרי למדבר יהודה לשכבה בת 230 חניכים.
   היה ולאחר מתן הנחות ההכנסה מההורים הינה בגין 185 תלמידים באופן משוקלל, על כן, יש לערוך צמצומים בעלויות הטיול, יש לפנות למשרד החינוך במימוש מלגות, יש להעמיק את הגבייה בקרב הורים סרבני תשלום. רק לאחר שהוצאות הטיול המתוכנן מכוסות לחלוטין, ניתן לממשו עפ"י התוכנית התואמת ללא גירעונות.
   כלומר היערכות מוקדמת ברזולוציה של נתונים מדויקים ומפורטים תוך דאגה לאישורים תקציביים, הניתנים עפ"י נהלי עבודה, הכוללים בקרה על מקורות הכנסה תואמים להוצאות המתוכננות, תמנענה חריגות תקציביות.